Cette étude a fait l’objet d’un livre publié en 2015 par Kevin Kruse, auteur au New York time sur la base d’interviews de millionnaires, athlètes de haut niveau, étudiants de grandes écoles et plus de 200 entrepreneurs qui ont réussis. Le titre : « 15 Secrets Successful People Know About Time ».

Il y a des pistes vraiment intéressantes que j’ai compilées et développées. Voici comment les personnes qui réussissent gèrent leur temps, activités et leur journée :

#1 They focus on minutes
Votre temps est votre ressource la plus rare

1440 et le chiffre qui peut changer votre vie : c’est le nombre de minutes que nous avons tous en une journée. Il y a un certain nombre de minutes dont vous pouvez disposer par jour et pas une de plus. Une grande partie de ces minutes est gaspillée. Si vous commencez à capitaliser le temps que vous avez, vous réaliserez que vous pouvez accomplir beaucoup plus de choses en un jour.

#2 They set daily priorities
Identifiez vos tâches les plus importantes et faites les en premier

Vous connaissez la matrice d’Eisenhower qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance ? C’est un excellent outil d’analyse et de gestion du temps. C’est à vous d’identifier les tâches les plus importantes (PIT) que vous avez à faire. Les personnes qui réussissent planifient exclusivement leur temps sur leurs PIT. Selon le psychologue Dan Ariely, nous sommes au top de notre forme durant à peu près deux heures de la matinée. C’est à ce moment là qu’il est idéal de les commencer. Donc avant de répondre à vos e-mails, avant d’écouter vos messages vocaux, travaillez sur vos propres PIT et pas sur ceux des autres.

#3 They don’t use to-do-lists
Travaillez sur la base de votre calendrier et pas sur la base d’une liste de tâches

Quand on leur demande « quelles sont les listes de tâches que vous recommandez ? », ils rigolent et répondent que jamais ils ne fonctionnent avec des to-do list. Ils utilisent comme outil un simple calendrier. Si, vous voulez vraiment faire une tâche, choisissez une date, une durée et ensuite laisser votre calendrier vous guider. En effet, il s’est avéré que 41 % des tâches qu’on met sur les listes de tâches ne sont jamais faites.

#4 They beat procrastination with time travel
Pour surmonter la procrastination, il vous faut vaincre vos mauvais fonctionnements et habitudes

Bien se connaître permet d’éviter de se faire piéger par son propre cerveau. On pourrait penser la manière suivante : « comment cette future version maléfique de moi va compromettre mes bonnes intentions et objectifs ? Il s’agit donc d’anticiper les différentes injonctions mentales et excuses qu’on utilise pour procrastiner et essayer de les vaincre au moment présent.

#5 They make it home for dinner
Il y aura toujours plus a faire

Andrew Grove, le fondateur et PDG de Intel a écrit : « ma journée se termine quand je suis fatigué est prêt à aller chez moi et non pas quand j’ai fini de travailler parce que je ne finis jamais de travailler ». Le travail d’un manager ne se termine jamais il y a toujours plus à faire. « Ce qui devrait être fait est toujours plus que ce qui peut être fait ». Si vous décidez de passer une journée de 10 heures de travail ou 12 heures ou six heures, quelque soit votre décision respectez-là.

#6 They use a note book
Toujours porter un bloc-notes

L’objet le plus important de Richard Branson était son petit bloc-notes. C’est comme ça qu’il a construit la marque Virgin. Toutes les personnes qui réussissent jugent par la force de la prise de notes, par la journalisation, notes d’une réunion ou extraits de livres…Quand on commence à porter un bloc note, on est surpris par toutes les informations qui viennent à nous et que l’on peut capturer.

#7 They only check email three times a day
Maîtrisez votre boîte de réception et les notifications

La gestion d’emails est aujourd’hui chronophage. En fait, les autres attendent votre attention et votre retour. Mais cela peut entraver votre productivité. Voici 3 pistes :
désactivez les notifications de toutes les applications liées pour ne pas être distrait et garder la main sur votre timing.
consulter votre boîte mail et votre messagerie mais faites-le quand vous voulez le faire et non pas comme quelqu’un d’autre veut votre attention.
traiter vos e-mails comme toute autre chose trois fois par jour le matin le midi et le soir. Et pas quand ils arrivent.

#8 They avoid meetings at all costs
Ne planifiez ni n’assistez aux réunions qu’en dernier recours

Souvent, vous ne pouvez pas dire non à votre boss ou à d’autres personnes quand ils vous convoquent en réunion. Mais vous pourriez dire NON plus souvent par plusieurs moyens. Si vous pouvez agir sur vos réunions, il serait possible de refuser les réunions avant midi et de réserver la matinée aux PIT et laisser l’après-midi au travail collaboratif. Si vous êtes obligé de dire oui alors dites non aux longues réunions. Richard Branson dit : « il y a peu de réunions qui doivent durer plus de cinq ou 10 minutes ».

#9 They say « no » to almost everything
Apprendre à dire non et à tout ce qui ne contribue pas à la réalisation de vos objectifs immédiats

Les personnes qui ont le plus réussies connaissent leurs valeurs et leurs objectifs. Elles sont focus et disent souvent NON. Elles savent s’affirmer et remplissent leur calendrier avec des choses qui les aident à atteindre leurs objectifs. Elles ne laissent pas de temps pour beaucoup d’autres choses. Or, enfant, nous avons été élevé à essayer d’être apprécié et à aider les gens. On nous a dit que c’était bien d’aider autrui sinon on est impoli. Et du coup, on fait passer les autres avant nous. Dites vous que chaque fois que vous dites OUI pour quelque chose, vous dites NON pour autre chose ou pour plusieurs autres choses. Choisir c’est renoncer. Savoir dire NON de manière polie et efficace est une vraie clef.

#10 They follow the 80/20 rule
Suivez le principe de Pareto

Le principe de Pareto est communément connu sous la règle des 80/20. C’est l’idée que dans presque toute activité, la grande partie des résultats: 80 % proviennent des 20 % de l’activité. Il s’agit de faire une pause de ralentir votre travail et tout ce que vous faites pour construire votre business ou aller au bout de votre mission et de voir quelles sont les quelques tâches qui rapportent le plus de résultats. Listez-les et concentrez-vous sur ces tâches.

#11 They delegate or outsource almost everything
Concentrez-vous sur vos passions et forces uniques

C’est l’égo qui sussure « personne ne peut faire des choses aussi bien que moi et je dois m’occuper de tout pour que ce soit bien fait ». Mais rappelez-vous de la règle des 80/20 qui est applicable ici : « si je délègue une tâche à un membre de mon équipe elle ne sera peut-être pas parfaite mais si elle est parfaite à 80 % je serai OK je laisserai faire parce que ça libère beaucoup de mon temps ».

#12 They have work themes for days oh the week
Regroupez vos tâches dans des thèmes récurrents

Il est prouver que regrouper les mêmes taches permet de gagner en efficacité : passer tous ses appels d’un coup, traiter tous ses mails à la suite et ne faire que çà. On avance plus vite (travail en séquentiel et pas en parallèle). Les entrepreneurs innovants attribuent différents thèmes de travail dans leur entreprise de façon à ce que les employés se concentrent sur un type spécifique de travail. Le consultant Dan Sullivan parle du fait que les entrepreneurs doivent avoir des jours tampon et des jours libres après chaque trois jours de concentration. Les jours de concentration sont des jours de match, ce sont les jours de travail sur les tâches les plus importantes et le jour tampon, c’est le jour ou vous pouvez effectuer les tâches secondaires.

#13 They touch things only once
Si vous pouvez faire une tâche en moins de cinq minutes, faites-le

Ça revient au principe de toucher la tâche une seule fois. Identifiez les tâches toutes simples pour vous qui vous feront gagner du temps sur le reste. Par exemple, pour les e-mails, vous ne les ouvrez que quand vous êtes prêts à les traiter immédiatement. Apprenez à toucher les petites taches en une seule fois.

#14 They have a conscient morning ritual
Adopter une routine matinale pour renforcer votre mental, votre corps et votre esprit

Si on demande à un success man : « donnez-moi votre principale astuce de productivité » ; on pourrait s’attendre à entendre « listes de tâches », de « calendrier », de « priorité ». Non, leur première astuce de productivité c’est très souvent leur première heure de la journée. Et là ils ne parlent pas de travail mais de l’entretien de leur esprit et de leur corps. Ils utilisent la première heure ou demi-heure du matin pour s’apprêter à s’engager dans le match.

#15 They don’t think about time, they focus on energy
La productivité c’est de l’énergie et non pas du temps

Nous avons tous le même nombre de 1440 minutes par jour et nous ne pouvons pas en avoir plus. Il ne s’agit pas de gérer le temps important mais c’est de prendre soin de notre corps, faire du sport, boire beaucoup d’eau, dormir profondément et suffisamment. Les gens les plus productifs prennent plusieurs pauses, nous sommes conçus pour « sprinter et se reposer sprinter et se reposer ». Beaucoup de gens pratiquent la technique de pomodoro c’est-à-dire : aller à fond pendant 25 minutes, ensuite sortir prendre un peu l’air et de l’eau. L’idée de consacrer plus de temps à une tâche unique avec une concentration et une attention totale.

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